코딩 없이 업무 자동화 하기 (Zapier 활용사례)

내가 회사에서 하던 일 중에 온라인 설문조사를 배포하고, 그 현황을 실시간으로 모니터하는 일이 있었다. 그런데 매번 ‘누가 했냐’, ‘몇명이나 했냐’, ‘누가 아직 안 했냐’ 등의 문의나 요청이 오곤 했다.

그리고 그때마다 담당자가 온라인 설문조사 사이트에 들어가서 그 실시 현황을 내려받아 확인하고 기대하는 명단과 대조해서 정리해서 요청한 사람에게 알려주는… 그런 방식으로 업무를 하고 있었다.

사람도 얼마 없는데 어떻게 이런 것까지 다 응대하나 싶어서 자동화할 방법을 찾아보다가 결국 Zapier라는 서비스를 발견하고, 무료 버전으로 몇번 테스트 해보다가 결구 유료로 쓰면서 광명 찾았다. (사실 다른 자동화 서비스도 이것저것 시도해봤는데 Zapier만큼 좋은 서비스는 없었다. )

사용한지 1년이 된 시점에서 지금 사용하는 자동화 방식과 함께 관련 정보를 남겨본다.


Zapier가 무엇인가

재파이어? 재피어?
어떻게 읽는 건지 잘 모름.

보통 ‘업무 자동화’라고 하면 코딩을 할 줄 알아야 한다고 생각한다. 코딩을 배울 수 있으면 좋겠지만 진입 장벽이 있고 그만한 시간과 노력을 기울일 현실적 여건이 안 되어서 포기하는 경우도 많을 거다.

Zapier는 몇가지 설정만으로 웹에서 직접 워크 플로우를 설계하고 돌아가게 해놓도록 도와주는 서비스다. 많은 사람들이 사용하는 1500개 이상의 애플리케이션, 서비스들의 API를 활용해서 코딩 모르는 사람도 설정할 수 있는 형태로 디자인해서 제공하고 있다.

일단 사이트 들어가보면 감이 온다.

https://zapier.com/apps

그리고 Zapier에서는 워크 플로우 하나의 단위를 Zap이라고 부른다.

나의 Zapier 활용 사례

Zapier에서는 이미 본인들이 직접 예시로 워크 플로우를 짜놓은 것들도 있다. 사람들이 널리 사용하는 워크 플로우를 정리해놓은 것 같다.

필요하면 들어가서 확인해보자.

https://zapier.com/learn/automate-apps-examples/popular-app-automations/

나의 경우에는 “서베이 몽키에서 들어온 온라인 설문 응답에 대해 실시간으로 알림을 받고 기록을 남겨야 한다”는 목표를 명확히 가지고 있었다. (알림은 이메일이나 슬랙으로 받고자 했고, 특정 설문의 경우에는 구글 스프레드 시트에 응답자 정보를 기록으로 남기는 기능이 필요했다.)

그래서 아래와 같은 방식으로 워크플로우를 짜곤 한다.

구글 스프레드시트는 설문 현황을 모니터 해야 하는 다른 담당자와 공유를 해놓는다. 나에게 물어보지 않아도 본인이 필요할 때 거기 들어가서 확인할 수 있도록 하기 위함이다.

여기서 3번 FILTER의 경우는 Zapier에서 자체적으로 제공하는 기능이다. 특정 조건을 설정할 수 있다. 나의 경우는 설문 응답에서 ‘어떤 내용이 포함되어 있을 때’ 정도로 설정한다.

Zapier에서 제공하는 기능도 생각보다 꽤 쏠쏠하다. 나처럼 조건으로 필터링(Filter)을 할 수도 있고, 워크 플로우의 경로(Path)를 쪼갤 수도 있다. 심지어 번역까지… ㄷㄷㄷ

코딩이 가능하다면 코드를 직접 심어 놓을 수도 있다.
현재 자바스크립트와 파이썬만 지원한다.

그리고 나의 Zap이 잘 돌아갔는지 로그가 다 남아 있기 때문에 오류가 나면 어디서 어떤 오류가 났는지 확인할 수 있다.

Zap의 이름은 가려놨다.
회사 정보라…

일단 유명한 상용 서비스들은 웬만큼 다 커버하기 때문에 본인이 하는 업무 중에 그런 걸 활용한 반복 업무가 있다면 Zapier로 자동화를 해놓고 그 시간에 더 생산적인 걸 하자. 놀자.

무료로도 사용할 수 있으니 일단 시작하다가 Zap의 개수를 늘려야 한다거나 자동화 프로세스를 더 자주, 많이 돌려야 한다거나 하는 경우에 유료로 전환해도 되니 일단 무조건 써보길 추천한다.

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“코딩 없이 업무 자동화 하기 (Zapier 활용사례)”의 2개의 댓글

  1. 혹시 해당 기능으로 gmail 이 읽혔는지 않읽혔는지, 혹은 답장을 했는지 않했는지 기능을 수행할 수 있을까요?

    1. 지메일에서는 “수신 확인” 기능에 대해
      직장 또는 학교용 Gmail을 사용하는 경우에만 사용할 수 있도록 해놓았네요.
      개인 사용자는 사용할 수 없는 기능으로 보입니다.
      https://support.google.com/mail/answer/9413651?hl=ko

      그리고 저도 zapier에서 그런 트리거(trigger)는 본 적이 없는 것 같습니다.
      여기 가서 좀 더 자세히 확인해보시거나 질문하시면 답을 얻으실 수 있을 거예요…!
      https://zapier.com/apps/gmail

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